Безусловно, мы слукавили в названии, инструментов для самоорганизации и управления делами гораздо больше, мы лишь расскажем о 3 из них, применяемых в нашей компании. Эти три инструмента ( приложения) были выбраны после долгих и,  порой, весьма мучительных проб и ошибок по поиску удобных программ, в которых можно было бы :

1. ставить стратегические цели.

2  давать поручения (делегировать задачи) коллегам и партнерам.

3. отслеживать собственные успехи.

Увы, универсального лекарства от всех болезней не существует, поэтому и универсальную программу, выполняющую все три задачи на нужном нам уровне мы найти не смогли. Как результат, и пожалуй главный недостаток – невозможность автоматического переноса полной информации из одной программы в другую. Но нам не сложно перенабрать это еще раз пальцами, так как зачастую в процессе повторного формулирования задачи много становиться яснее. И конечно же, это лишь ориентиры, способные помочь Вам найти собственную комбинацию приложений, удобную для Вас.

1. Remember the milk

http://www.rememberthemilk.com

Эту программу мы используем для формулирования и фиксации собственных стратегических целей и задач, направленных на их выполнение. Лично мы считаем данный продукт лучшим приложением для ведения списков, который может великолепно использоваться как для составления простого списка для похода в магазин, т.е. повседневной несложной работы, так и для стратегического планирования и контроля выполнения глобальных целей.

Мы используем RTM следующим образом:

1. Фиксируем цели и задачи (шаги) для их достижения.
2. Категорируем, добавляем тэги, устанавливаем временные рамки и сроки
3. Отмечаем выполнение и анализируем результаты.

В сети множество детальных инструкций по использованию программы, мы не будем повторяться, добавим лишь, что основная “фишка”, которая нас привлекает в RTM, это так называемая многомерность тэгов ( в терминологии RTM это называется SmartList)  и отличная система поиска, т.е. возможность создания различных видов тэгов, таких например Место (location), приоритеты, тэги с начальными символами @, и т.д., а затем с помощью языка запросов формировать уникальные списки задач. Например, мы используем тэги с символом @ в начале тэга для описания вида активности (деятельности) т.е. @call - телефонный звонок, @email – подготовка электронного письма, @fb , “@twitter – здесь и так понятно, а знак + перед именем, например +Сергей.  Так вот, оказавшись например на обьекте, где мы ведем работы мы можем вывести на экран список, содержащий только задачи, связанные с этим местом (location), которые требуют некоторых коммуникаций (знак @ ) с людьми (знак +). Если бы этого не было, Вам пришлось бы вспоминать всех сотрудников и писать достаточно длинную строку запроса. Подробней о поисковых запросахhttp://www.rememberthemilk.com/help/answers/search/advanced.rtm

Разумеется, все это работает лишь в случае, если во время записи задачи Вы прописали все тэги. И наверное, нет смысла это использовать, если количество задач небольшое ( мы перешли на SmartList после того как перешагнули отметку в 300 активных задач).

Приложение кроссплатформенно, что позволяет работать как на десктопе, так и на основных мобильных платформах IOS, Android., что очень удобно для записи задач на ходу ( в машине, на совещании и т.д.) Существует поддержка экспорта в Outlook и Gmail. Использование общих списков позволяет совместно работать над списками задач.

2. Мегаплан

http://www.megaplan.ru

Основной функционал доступен в Web приложении. Приложение для IOS находится на стадии тестирования пользователями всех багов и фичей, но даже этот небольшой пока функционал позволяет раздавать задания сотрудникам и контролировать их выполнение практически “на бегу”. Почему это лучше чем просто список задач (пусть даже и с возможнсотью соместного доступа) ?

Во первых, постановка задачи происходит с указанием дополнительных условий, а именно деление на участников ( исполнитель, аудитор, заказчик),

Во вторых, есть интеграция с другими модулями “Клиенты”,

В третьих, используя систму отчетности очень просто кто работал в этом месяце, а кто нет.

И это не говоря о планировщике, иерархической структурой задач и т.д., чего пока нет в программах списках.

Ранее, мы использовали http://www.teamlab.com/ru/ однако, на наш взгляд он несколько “тяжеловат”.

3. Pomidoro

http://www.taptapideas.com/apps/

На наш взгляд, существует два концептуальных подхода для выполнения задач: 1. Задача должна быть выполнена с максимальным качеством, и не важно сколько времени и затрат на это уйдет. 2. На решение задачи выделяется строго определенное время, после которого задача считается выполненной, даже если результат далек от совершенства.   И хотя истина, как известно, находится по середине, нам близок второй вариант, известный в англоязычной литературе как time boxing., или вольным переводом “жесткое ограничение времени”. Одну из устоявшихся практик, с забавным именем Pomidoro, мы и используем в своей работе. Полную информацию о том как это работает можно узнать на сайте http://www.pomodorotechnique.com/ , мы лишь ограничимся кратким описанием технологии:

1. Записывается список задач (дел) которые необходимо выполнить в течение рабочего дня.
2. На каждую задачу выделяются фиксированные промежутки времени, в течение которых не следует отвлекаться на посторонние задачи. По умолчанию 25 минут работы +5 перерыв
3. Все отвлечения (unplanned tasks) фиксируются.
4. По итогам дня у Вас есть ясная картина, чем Вы сегодня занимались .

Существую множество приложений для IOS, мы изначально пользовались: Concentrate! с минималистичным функционалом, но графически очень красивым(http://shimsite.com/iphone/concentrate-timer/ ),

и лишь потом, окончательно остановились на Pomidoro http://www.taptapideas.com/apps/

Программа позволяет выполнят все вышеперечисленное, плюс ведет нехитрую статистику и позволяет довольно просто посмотреть, чем Вы занимались прошлым летом  (что иногда бывает очень полезно для составления отчетов).